Jednocześnie wprowadza szereg istotnych zmian w innych ustawach, które mają na celu wydłużenie terminów na wypełnienie obowiązków ciążących na spółkach i ograniczenie odpowiedzialności członków organów spółek w wyjątkowych okolicznościach spowodowanych chorobą zakaźną COVID -19.

Posiedzenia zarządu i rady nadzorczej z wykorzystaniem nowych technologii

W zakresie przepisów dotyczących zarządu, Ustawa COVID-19 wprowadza możliwość odbywania posiedzeń zarządu spółki z o.o., spółki akcyjnej, spółki komandytowo-akcyjnej z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej tj. w szczególności w trybie telekonferencji albo wideokonferencji (np. Skype, WhatsApp czy Signal). Zmiany dopuszczają także podjęcie uchwał zarządu w trybie pisemnym lub poprzez środki komunikacji elektronicznej, bez konieczności zawarcia w umowie spółki/statucie odpowiedniego upoważnienia, co jest zgodne nie tylko z aktualnymi potrzebami w czasie epidemii, ale także odpowiada na rozwój prawa spółek w dobie nowych technologii i cyfryzacji gospodarki.

Proponowane rozwiązania dopuszczają również:

Należy jednak pamiętać, że nadal utrzymano zakaz oddania głosu na piśmie w odniesieniu do spraw wprowadzonych do porządku obrad dopiero na posiedzeniu rady nadzorczej. Pewnym utrudnieniem może być również utrzymanie dotychczasowego sposobu obliczania kworum. Bowiem przyjmuje się, że uchwała jest ważnie podjęta, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały przed posiedzeniem rady oraz gdy co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podjęciu uchwały.

Zdalne odbywanie zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń

W uchwalonej treści Ustawy COVID-19 uwzględniono postulat dotyczący możliwości odbywania zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej bez konieczności uwzględnienia dopuszczalności tego trybu odpowiednio w spółce z o.o. - umowie spółki albo w spółce akcyjnej i spółce komandytowo-akcyjnej- statucie. O sposobie udziału w zgromadzeniu wspólników albo walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie.

Ze względu na konieczność zapewnienia podstawowych zasad odbywania zgromadzeń wspólników/walnych zgromadzeń Ustawa COVID-19 wprowadza wymóg wprowadzenia w spółce przez radę nadzorczą (w przypadku, gdy brak rady nadzorczej w spółce z o.o. lub spółce komandytowo-akcyjnej- przez wspólników/akcjonariuszy) regulaminu odbywania zgromadzeń w formie elektronicznej, który pozwoli na uporządkowanie kwestii organizacyjnych.

Regulamin powinien określać wymogi i ograniczenia, które są konieczne do identyfikacji wspólników/akcjonariuszy i zapewniają bezpieczeństwo komunikacji elektronicznej.

W odniesieniu do zgromadzeń wspólników/ walnych zgromadzeń zwołanych przed dniem wejścia w życie Ustawy COVID-19, zwołujący je może również postanowić o umożliwieniu uczestnictwa w nim przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Przy czym musi pamiętać o obowiązku poinformowania o tym w trybie przewidzianym dla zwołania zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia i nie później niż na 4 dni przed dniem odbycia zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia. Jednocześnie taka możliwość uczestnictwa w zgromadzeniu we wskazanej sytuacji budzi duże wątpliwości co do zgodności z przepisami prawa w kontekście uprzedniego obowiązku wprowadzenia w spółce regulaminu odbywania zgromadzeń w formie elektronicznej.

Dotychczas aby możliwe było zdalne przeprowadzanie posiedzeń kluczowych organów spółek, konieczne było uprzednie uwzględnienie odpowiedniego postanowienia w treści ich aktu założycielskiego. Wprowadzone przepisy ułatwiają zatem funkcjonowanie spółek kapitałowych nie tylko w czasie kryzysu spowodowanego epidemią, ale także odpowiadają na rozwój technologii i faktyczne zapotrzebowanie na rozwiązanie zapewniające szybkie podejmowanie decyzji.

Wyłączenie odpowiedzialności członków organów spółek w zakresie PZP

Kolejną istotną zmianą, którą należy mieć na uwadze, jest wyłączenie odpowiedzialności członków zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidatorów wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, (o której mowa w art. 293 § 1 albo art. 483 § 1 Ksh) w związku z zaniechaniem dochodzenia od wykonawców należności powstałych w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, na skutek okoliczności związanych z chorobą zakaźną COVID – 19.

Powyższe oznacza, że członkowie zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidatorzy nie będą ponosić odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółki, jeśli wskazane osoby podejmą decyzję o odstąpieniu przez spółkę (zamawiającego w trybie zamówień publicznych) od dochodzenia od wykonawcy kar umownych lub odszkodowania czy dokonanie miarkowania kar umownych w związku z okolicznościami wywołanymi chorobą zakaźną COVID-19.

Ustawa COVID-19 wyłącza także odpowiedzialność karną za przestępstwo z art. 296 § 1-4 Kodeksu karnego, w braku dochodzenia należności w związku z nienależytym wykonaniem lub niewykonaniem albo zmianą umowy zawartej w trybie zamówień publicznych, na skutek okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19.

Wydłużenie terminów dla obowiązków sprawozdawczych

Ustawą COVID-19 wprowadzono możliwość odroczenia terminu na sporządzenie sprawozdań finansowych oraz odbycie zwyczajnych zgromadzeń/walnych zgromadzeń spółek handlowych. O odroczeniu powyższego terminu rozstrzyga Minister Finansów w drodze rozporządzenia.

Ponadto, zmieniono art. 195 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowania terrozyzmu, wprowadzając przesunięcie terminu zgłoszenia informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych o 3 miesiące z dnia 13 kwietnia 2020 r. do dnia 13 lipca 2020 r.

Brak rozwiązań w zakresie obowiązkowej dematerializacji akcji

Negatywnie należy jednak ocenić fakt, że wprowadzając zmiany ułatwiające funkcjonowanie spółek, ustawodawca nie zdecydował się na przesunięcie terminów wykonania obowiązków związanych z przymusową dematerializacją akcji. Pomimo zgłaszanych w tym zakresie postulatów do projektu Ustawy COVID-19, kwestia ta niestety nie została uregulowana. Zakres problemów prawnych, które mogą pojawiać się w poszczególnych spółkach w toku dematerializacji na tle aktualnej sytuacji związanej z chorobą zakaźną COVID-19, mogą postawić zarządy wielu spółek w bardzo trudnej sytuacji, wobec niemożności dopełnienia obowiązków do 30 czerwca bieżącego roku.

Julia Trzmielewska, starszy prawnik

Krzysztof Jasiński, starszy prawnik, radca prawny

Paulina Maciąg, prawnik