Poland

Jak krok po kroku rozliczyć dofinansowanie pensji pracowników?

Przedsiêbiorcy, którzy skorzystali ze œwiadczeñ na rzecz ochrony miejsc pracy ze œrodków Funduszu Gwarantowanych Œwiadczeñ Pracowniczych w ramach tzw. tarczy antykryzysowej powinni pamiêtaæ o ich prawid³owym i terminowym rozliczeniu. W przeciwnym razie bêd¹ musieli liczyæ siê z obowi¹zkiem zwrotu dofinansowania.

Dotyczy to zarówno dofinansowania wynagrodzeñ pracowników objêtych przestojem ekonomicznym lub obni¿onym wymiarem czasu pracy (art. 15g ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwi¹zaniach zwi¹zanych z zapobieganiem, przeciwdzia³aniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaŸnych oraz wywo³anych nimi sytuacji kryzysowych), jak i dofinansowania wynagrodzeñ pracowników nieobjêtych przestojem, przestojem ekonomicznym oraz obni¿onym wymiarem czasu pracy (art. 15gg w/w ustawy).

Raportowanie na etapie pobierania dofinansowania

Ju¿ na etapie pobierania dofinansowania, pracodawcy zobowi¹zani s¹ do prawid³owego raportowania do wojewódzkiego urzêdu pracy wszelkich zmian, które maj¹ wp³yw na wysokoœæ œrodków wyp³acanych w transzach z Funduszu Gwarantowanych Œwiadczeñ Pracowniczych. Informacje powinny byæ przesy³ane do WUP w terminie 7 dni od zdarzenia, które obowi¹zek taki wywo³uje.

Wa¿ne!

Zmian¹, o której nale¿y w szczególnoœci poinformowaæ WUP jest rozwi¹zanie umowy o pracê z pracownikiem objêtym dofinansowaniem. W okresie pobierania œwiadczeñ obowi¹zuje co prawda zakaz wypowiadania umów o pracê z przyczyn niedotycz¹cych pracowników, jednak zdarzyæ siê mo¿e, ¿e to sam pracownik wyst¹pi z inicjatyw¹ rozwi¹zania umowy za porozumieniem stron lub skorzysta z uprawnienia do jej wypowiedzenia.

Taka sytuacja nie stanowi naruszenia zasad korzystania z dofinansowania, jednak powinna byæ w odpowiednim terminie zg³oszona do WUP. Z momentem rozwi¹zania umowy z pracownikiem ustaje bowiem obowi¹zek wyp³acania przez pracodawcê wynagrodzenia, a tym samym brak jest podstaw do dalszej wyp³aty dofinansowania.

Na marginesie warto zwróciæ uwagê, ¿e niektóre z wojewódzkich urzêdów pracy traktuj¹ porozumienia o rozwi¹zaniu umowy o pracê zawierane z pracownikami w okresie dofinansowania jako potencjalnie ryzykowne. Wskazuj¹ bowiem, ¿e „pracodawca nie powinien podpisywaæ porozumienia stron o rozwi¹zaniu umowy o pracê, poniewa¿ w takim przypadku »przyczynia siê« do rozwi¹zania umowy i nie wywi¹zuje z umowy zawartej z WUP". Taka interpretacja wydaje siê zbyt daleko id¹ca, gdy¿ przepisy zakazuj¹ jedynie wypowiadania umów o pracê z przyczyn niedotycz¹cych pracownika w okresie pobierania œwiadczeñ na dofinansowanie wynagrodzeñ, nie wykluczaj¹ natomiast rozwi¹zania umowy z innych powodów. Warto jednak zadbaæ o odpowiednie udokumentowanie przyczyn rozstania z pracownikiem, jeœli dojdzie do niego w trakcie okresu dofinansowania.

Co jeszcze mo¿e mieæ wp³yw na wysokoœæ przys³uguj¹cego dofinansowania? Absencja chorobowa pracownika, któremu wyp³acany jest zasi³ek chorobowy finansowany ze œrodków ZUS, urlop bezp³atny, inne nieobecnoœci pracownika, w czasie których nie jest wyp³acane wynagrodzenie ze œrodków pracodawcy, np. nieusprawiedliwiona nieobecnoœæ w pracy, urlop macierzyñski, wychowawczy.

Dofinansowanie nie jest bowiem nale¿ne za okresy, w których pracodawca nie jest zobowi¹zanych do wyp³aty wynagrodzenia. W takich przypadkach, co do zasady, powinna zostaæ przekazana do WUP odpowiednia informacja, jednak praktyka Wojewódzkich Urzêdów Pracy w tym zakresie bywa ró¿na.

W przypadku dofinansowania wynagrodzeñ pracowników objêtych przestojem ekonomicznym lub obni¿onym wymiarem czasu pracy istotn¹ informacj¹, o której nale¿y poinformowaæ WUP bêdzie np. zmiana w zakresie obni¿enia wymiaru czasu pracy lub zmiana porozumienia o wprowadzeniu obni¿onego wymiaru czasu pracy.

30 dni na z³o¿enie rozliczenia

Przedsiêbiorca jest zobowi¹zany do rozliczenia otrzymanych œrodków z Funduszu Gwarantowanych Œwiadczeñ Pracowniczych na rzecz ochrony miejsc pracy w terminie do 30 dni od zakoñczenia okresu pobierania œwiadczeñ, tj. miesiêcy, za które dofinansowanie zosta³o przyznane.

W praktyce nie zawsze okres ten pokrywa siê z dat¹ faktycznej wyp³aty dofinansowania. Jeœli przekazanie œrodków na rachunek bankowy przedsiêbiorcy nast¹pi³o po zakoñczeniu miesi¹ca, za który by³y nale¿ne – wówczas termin 30-dniowy rozpoczyna swój bieg pierwszego dnia po otrzymaniu œrodków.

Przyk³ad

Jeœli dofinansowanie zosta³o przyznane na miesi¹ce od listopada do stycznia, ale ostatnia transza zosta³a wyp³acona w lutym, 30-dniowy termin na z³o¿enie rozliczenia zacznie swój bieg od dnia nastêpnego po lutowej wyp³acie dofinansowania przez WUP.

W praktyce pojawiaj¹ siê te¿ w¹tpliwoœci, jak rozliczaæ dofinansowanie w przypadku przejœcia pracowników na nowego pracodawcê w zwi¹zku z przejêciem czêœci lub ca³oœci zak³adu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy. Nale¿y przyj¹æ, ¿e nowy pracodawca wraz z przejêciem pracowników nie nabywa praw do dofinansowania przyznanego na ich wynagrodzenie. W konsekwencji, obowi¹zek rozliczenia dofinansowania nadal bêdzie ci¹¿y³ na dotychczasowym pracodawcy, który by³ wnioskodawc¹ i beneficjentem œwiadczenia z FGŒP. Nie ma jednak przeszkód, aby nowy pracodawca wyst¹pi³ o dofinansowanie na rzecz ochrony miejsc pracy na podstawie nowego wniosku, jeœli spe³nia kryteria dofinansowania, w szczególnoœci dotycz¹ce spadku obrotów gospodarczych.

Forma rozliczenia

Rozliczenie nale¿y sk³adaæ na formularzu zamieszczonym na portalu praca.gov.pl. Zawiera on w szczególnoœci dane o œrodkach faktycznie wydatkowanych przez przedsiêbiorcê w poszczególnych okresach, na które przyznano dofinansowanie.

Do formularza rozliczeniowego nale¿y do³¹czyæ dokumenty, na podstawie których WUP zweryfikuje, czy œrodki zosta³y prawid³owo wykorzystane.

W szczególnoœci, konieczne bêdzie z³o¿enie wykazu pracowników, tj. pierwotnego pliku excel, który pos³u¿y³ do wyliczenia kwoty dofinansowania. W kalkulatorze rozliczeniowym nale¿y natomiast umieœciæ dane dotycz¹ce kwot faktycznie wydatkowanych, w tym kwotê brutto wynagrodzenia za poszczególne miesi¹ce dofinansowania pomniejszon¹ o wynagrodzenie chorobowe oraz zasi³ki (chorobowy, opiekuñczy), premie lub nagrody uznaniowe, kwoty netto wyp³acone pracownikowi, czy te¿ wysokoœæ odprowadzonych zaliczek na podatek.

Nieco wiêcej informacji nale¿y wprowadziæ do kalkulatora na potrzeby rozliczenia dofinasowania z art. 15g Ustawy – w zale¿noœci od wariantu – uwzglêdniaj¹cego przestój ekonomiczny lub obni¿ony wymiar czasu pracy.

Aktualne wzory formularzy excel na potrzeby rozliczenia dostêpne s¹ na stronach internetowych WUP. Oprócz formularzy, do wniosku o rozliczenie konieczne jest do³¹czenie dowodów wykonania przelewów do pracowników, jak równie¿ zbiorcze potwierdzenia przelewów zaliczek na PIT oraz przelewów sk³adek ZUS za ka¿dy miesi¹c otrzymywania dofinansowania.

Zwrot niewykorzystanych œrodków

Ostatnim etapem rozliczenia jest dokonanie zwrotu niewykorzystanych œrodków do WUP. Kwotê wyliczon¹ na podstawie kalkulatora do rozliczeñ, przedsiêbiorca powinien przelaæ na rachunek WUP, z którego otrzymywa³ przelewy poszczególnych transz dofinansowania.

Zwrot œrodków powinien byæ dokonany równolegle z przes³aniem rozliczenia – WUP zaleca, aby mia³o to miejsce nie wczeœniej ni¿ 2 dni przed z³o¿eniem rozliczenia. W tytule przelewu nale¿y odwo³aæ siê do numeru wniosku, którego dotyczy³o dofinansowanie oraz wskazaæ NIP przedsiêbiorcy.

Kontrola rozliczenia

Rozliczenia dofinansowania dokonuj¹ wojewódzkie urzêdy pracy. Nastêpuje ono dwuetapowo.

1. Pierwszym etapem jest wstêpna weryfikacja rozliczenia otrzymanych œrodków oraz dokumentacji potwierdzaj¹cej wykorzystanie przekazanej pomocy zgodnie z jej przeznaczeniem. Na tym etapie, WUP mo¿e dokonywaæ analizy kompletnoœci dokumentacji, prawid³owoœci z³o¿onych oœwiadczeñ oraz weryfikacji przekazanych kwot. Wstêpna weryfikacja powinna mieæ miejsce w terminie 60 dni od dnia up³ywu terminu z³o¿enia rozliczenia i dokumentacji potwierdzaj¹cej dane zawarte w rozliczeniu.

2. Etapu drugiego, polegaj¹cego na koñcowej weryfikacji dokumentacji potwierdzaj¹cej wykorzystanie otrzymanych przez beneficjenta œrodków zgodnie z jego przeznaczeniem, mo¿na siê spodziewaæ w okresie trzech lat od dnia up³ywu terminu z³o¿enia rozliczenia i dokumentacji potwierdzaj¹cej dane zawarte w rozliczeniu.

Zatem, co najmniej przez ten okres, przedsiêbiorca powinien przechowywaæ dokumentacjê potwierdzaj¹c¹ zarówno spe³nienie warunków otrzymanego wsparcia (np. spadek obrotów gospodarczych), jak i prawid³owe wydatkowanie œrodków z FGŒP.

Wa¿ne!

Brak rozliczenia w odpowiednim terminie lub rozliczenie nieprawid³owe, w szczególnoœci niekompletne, nie obejmuj¹ce wszystkich wymaganych za³¹czników lub z b³êdami w kalkulacjach, mo¿e w rezultacie oznaczaæ dla przedsiêbiorcy koniecznoœæ zwrotu dofinansowania w ca³oœci lub czêœci.

Warto te¿ odpowiednio przygotowaæ siê do kontroli rozliczenia, gromadz¹c np. komplet dokumentów potwierdzaj¹cych spadek obrotów lub korespondencjê z wojewódzkim urzêdem pracy informuj¹c¹ o wszelkich zmianach maj¹cych wp³yw na wysokoœæ dofinansowania.

Anna Gwiazda, radca prawny, partner, szef Departamentu Prawa Pracy w Kochañski & Partners

Football news:

Lingard scored 8 goals in the Premier League season, repeating his personal best
Antonio Conte: Inter have grown a lot in all aspects in two seasons
Vazquez will miss the rest of Real Madrid's season. He has a sprained cruciate ligament
Mesut Ozil: Real Madrid are the favourites for the La Liga title. Benzema - the best striker of the championship
Bixant Lizarazu: Benzema is one of the best players in the history of French football
A cautious line-up hurt Barca in the first half and forced them to go all-in. Second half = fun
Messi does not score against Real Madrid after Ronaldo's departure to Juve. In the last clasico before the transfer, both scored