Poland

Dlaczego Twojej firmie potrzebna jest elektroniczna ewidencja czasu pracy?

Prowadzenie dokumentacji czasu pracy w tradycyjnej, papierowej formie jest kopotliwe imoe prowadzi do wielu bdw. Listy obecnoci i wnioski urlopowe czasem si gubi lub zostaj niepoprawnie wypenione. Moe rwnie dochodzi do naduy ze strony pracownikw, takich jak dopisywanie nieobecnej osoby lub wpisywanie nieprawdziwych godzin.

Takie sytuacje s czsto trudne do zweryfikowania, mog jednak wiza si z wieloma nieprzyjemnymi konsekwencjami, takimi jak:

Wprowadzenie obowizku rejestrowania dokadnych godzin pracy, przerw oraz wyj prywatnych sprawio, e coraz wicej przedsibiorcw decyduje si na wdroenie do swojej organizacji programu, ktry automatyzuje i przyspiesza prowadzenie ewidencji czasu pracy, a jednoczenie przynosi wiele korzyci pracownikom.

Co to jest ewidencja czasu pracy online?

Ewidencja czasu pracy (ECP) i system rejestracji czasu pracy (RCP) to narzdzia, ktre umoliwiaj elektroniczne zbieranie danych na temat zgoszonych przez pracownikw godzin rozpoczcia i zakoczenia zmian, przerw oraz nieobecnoci. Wszystkie informacje zapisywane s automatycznie w momencie rejestracji, dziki czemu menederowie zawsze maj dostp do aktualnych informacji.

W Calamari wszystkie dane na temat nieobecnoci przechowywane s w chmurze, copozwala uzyska do nich dostp w kadej chwili i z kadego miejsca. Prowadzenie elektronicznej dokumentacji godzin pracy pozwala szybko sprawdzi informacje o danym pracowniku Odcia rwnie dzia HR dziki automatyzowaniu procesw zwizanych ztworzeniem cyklicznych raportw.

Dlaczego firmie potrzebny jest system ewidencji godzin pracy?

Ewidencjonowanie czasu pracy przy uyciu system RCP pozwala przede wszystkim zbiera szczegowe dane na temat czasu pracy i urlopw. Jednak wykorzystanie takiego narzdzia w firmie niesie ze sob wiele innych korzyci, ktre usprawni funkcjonowanie firmy i poprawiaj wewntrzny przepyw informacji, wpywajc na produktywno podwadnych.

Zbieranie szczegowych informacji na temat czasu pracy

Wraz z naoeniem na pracodawcw obowizku rejestrowania przepracowanych godzin pracy zatrudnionych konieczne byo opracowanie metody zbierania tych informacji. Dokumentowanie ich na papierze bd w arkuszu kalkulacyjnym jest jednak bardzo czasochonne i nieprecyzyjne.

Program RCP umoliwia automatyczne zapisywanie danych na temat przepracowanych godzin poprzez wybran przez podwadnego metod. W Calamari mona to robi na kilka sposobw:

Elektroniczna ewidencja czasu pracy zbiera dane w systemie i na bieco wylicza godziny do przepracowania. Lista obecnoci z godzinami przyj i wyj jest dla pracownika widoczna wkadej chwili, ameneder ma dostp do informacji na temat wszystkich swoich podwadnych. Dziki temu kontrola przepracowanego czasu i optymalne zaplanowanie zada staj si znacznie prostsze.

Program do mierzenia przepracowanych godzin pozwala na zapisanie jej faktycznej godziny rozpoczcia oraz zakoczenia, wyj prywatnych i przerw bez pomyek, dziki czemu wszystkie dane s rzetelne i niezwykle precyzyjne.

Przyspieszanie procesw zwizanych z udzielaniem urlopw iraportowaniem

Aplikacja do ewidencji pracy automatyzuje rwnie zarzdzanie wnioskami urlopowymi i tworzenie cyklicznych raportw. To ogromna pomoc dla dziaw HR odpowiedzialnych za zarzdzanie tego typu informacjami. System RCP online zbiera dane, ktre mona wygodnie filtrowa i eksportowa do rnych formatw plikw, najpopularniejszych systemw kadrowo-pacowych oraz przez interfejsy programowe (API). Dziki temu przygotowanie miesicznej ewidencji obecnoci i urlopw zajmuje chwil. Dostp do danych mona uzyska zarwno przez aplikacj webow jak i mobiln.

Pracownicy mog zoy podanie o urlop poprzez system za pomoc kilku klikni poprzez stron www lub aplikacj mobiln. Dziki moliwoci ustawienia powiadomie e-mail oraz integracji z zewntrznymi narzdziami spowoduje to wysanie powiadomienia domenedera, ktry bdzie mg od razu zaakceptowa bd odrzuci wniosek.

Pracownik moe sprawdzi pul dostpnych nieobecnoci oraz limity urlopowe w kadej chwili. Bez koniecznoci angaowania dziau kadr mona wic sprawdzi, ile dni do wykorzystania w danym okresie przysuguje poszczeglnym osobom.

W Calamari elektroniczne wnioski urlopowe mog zosta rozpatrzone z poziomu aplikacji webowej, aplikacji mobilnej lubdziki rnym integracjom, np. z poziomu firmowego komunikatora Slack.

Kady z pracownikw moe doda do podania powd wnioskowania o nieobecno, swojego zastpc oraz zacznik. Meneder ma moliwo dodania do wniosku komentarza, ktry wywietli si wnioskujcemu wraz z decyzj przeoonego o akceptacji lub odrzuceniu podania.

Zapobieganie bdom i naduyciom

Papierowe listy obecnoci i karty czasu pracownikw nie s idealnym rozwizaniemsnaraone na liczne bdy oraz naduycia, takie jak:

Ewidencja czasu pracy pracownika online eliminuje tego typu problemy i uatwia wykrywanie nieprawidowoci, takich jak:

Wszystkie informacje mona filtrowa po datach, pracownikach i rodzajach zdarze, przyspieszajc proces odnajdywania tego typu bdw.

Poprawa wewntrznego przepywu informacji na temat obecnoci

W codziennej pracy informacje na temat dostpnoci wsppracownikw w danych dniach bywaj niezbdne do wydajnego zaplanowania obowizkw. Dziki widokowi kalendarza program do ewidencji czasu pracy pozwala wszystkim w organizacji szybko dowiedzie si, kto jest obecny danego dnia.

Wszystkie informacje przedstawione s w jednym przejrzystym widoku, ktry mona przeglda po dacie, zespole oraz rodzaju nieobecnoci. Pozwala to sprawnie przejrze jedynie potrzebne dane. W przypadku wyznaczenia zastpcw mona te bardzo atwo sprawdzi, do kogo zwrci si ze spraw pod nieobecno danego pracownika.

Usprawnianie planowania i zarzdzania prac zdaln

Program do rejestracji czasu pracy to dobre rozwizanie zarwno dla firm rozproszonych w rnych krajach i miastach, jak rwnie dla tych przedsibiorstw, w ktrych umoliwia si zatrudnionym prac spoza biura.

Poprzez ustawienie w systemie etykiety urlopu "praca zdalna" mona kontrolowa, ktrzy pracownicy danego dnia znajduj si na terenie biura, a ktrzy wykonuj swoje obowizki z innego miejsca. Zaakceptowanie wniosku o teleprac skutkuje dodaniem do kalendarza stosownej informacji, dziki ktrej pozostali czonkowie organizacji bd wiedzie, e danego pracownika nie ma na terenie biura, co znacznie uatwi uoenie planu pracy na kolejne dni.

Rne formy rejestrowania pocztku i koca dnia sprawiaj, e kontrolowanie czasu przepracowanego przez mobilnych podwadnych jest niezwykle proste. Umoliwia rwnie prac na odlego menederom, ktrzy w kadej chwili mog sprawdzi karty pracy swoich zespow i zarzdza wnioskami urlopowymi z dowolnego miejsca.

Zarzdzanie prac w czasie pandemii

Moliwo tworzenia wasnych typw nieobecnoci to niesamowicie przydatna funkcja, ktra uatwia zarzdzanie pracownikami w trudnych sytuacjach, takich jak pandemia koronawirusa (COVID-19).

Tworzc nieobecno "praca z domu", mona ustali harmonogram przychodzenia do biura w czasie pandemii. Wszyscy pracownicy maj wgld do kalendarza i wiedz, kiedy powinni zjawi si w firmie oraz kto oprcz nich bdzie danego dnia obecny.

System przechowuje archiwalne dane, dlatego w sytuacji wykrycia choroby u jednego z pracownikw organizacja moe szybko zareagowa, sprawdzajc, kto by w biurze tego samego dnia co zaraony, by mc podj odpowiednie kroki w trosce o bezpieczestwo podwadnych.

By zapewni pracownikom jeszcze lepsz ochron, Calamari umoliwia bezdotykowe zgaszanie przerw poprzez terminal kodw QR. Rejestracja przerwy odbywa si za pomoc wypowiedzenia komendy gosowej przerwa.

Oszczdno papieru i dbanie o rodowisko

Rejestr godzin pracy prowadzony za pomoc elektronicznego narzdzia to rwnie dbanie o rodowisko. Calamari przechowuje wszystkie dane w systemie, dziki czemu niepotrzebne jest drukowanie list obecnoci, kart pracownikw ani wnioskw urlopowych. To dua pomoc w dbaniu ozdrowie Ziemi i prowadzenie dziaalnoci w duchu eco-friendly.

Podsumowanie

Program do ewidencji czasu pracy to narzdzie, ktre pozwala poprawi wydajno w organizacji i zachowa pynno przepywu informacji natemat nieobecnoci. Pomaga oszczdzi czas pracownikw i zapobiega wystpowaniu bdw. W oczach potencjalnych pracownikw i partnerw wypada pozytywnie, ukazujc pracodawc jako otwartego na innowacje i idcego z duchem czasu.

Calamari jest elastyczn i nowoczesn aplikacj, ktrej moliwoci odpowiadaj potrzebom wikszoci przedsibiorstw na wiecie. Firma jako jedna z pierwszych wprowadzia technologi iBeacon do zarzdzania czasem pracy i oferuje szereg sposobw zapisywania informacji o przepracowanych godzinach. Pozwala na skadanie i rozpatrywanie wnioskw urlopowych oraz informowanie onieobecnociach i przepracowanych godzinach.

Sprawd, ile w Twojej organizacji moe zmieni elektroniczna ewidencja czasu pracy. Przetestuj Calamari przez dwa tygodnie za darmo bez adnych zobowiza.

Materia Promocyjny

Football news:

Salzburg coach Marsh: Atletico are no different from Lokomotiv in their style of play. The difference in the level of players
Bartomeu and his Directors can resign tomorrow if the vote of no confidence is not postponed
Luka Modric: would Exchange the Golden ball for Croatia winning the world Cup
We've taken apart Bale's Golf skills with the pros. It seems that Gareth trains 15 hours a week
Alli was not included in Tottenham's bid for the match against Burnley, although he is not injured
ISCO: Zidane changes me in the 50-60th minute or even at half-time, and releases me in the 80th
Pirlo on Ronaldo's optimal position: Start from the left inside and move to the center. He can play alongside Morata or Dybala